L'info doit être envoyée par courriel. Il n'y a pas d'autre méthode.
Commencez par rédiger vos inscriptions, et ensuite, préparez le courriel.
Mais il faut aussi savoir quand l'envoyer (une fois par saison? une fois par mois?). Ça dépend du genre de compagnie. Lire ceci
Nos exigences visent l'uniformisation, ce qui réduit les erreurs et accélère l'entrée des données, et nous permet donc de mieux servir nos 500 clients à travers le Canada, et de publier leurs 8000 événements par année.
Il y a maintenant deux formats acceptés pour votre texte:
| format "une seule colonne"
texte séquentiel, tout aligné à gauche, un champ au dessus de l'autre, aucune ligne vide dans l'inscription, 2 lignes vides après chaque inscription.
Ce format est accepté depuis 2001.
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| format tableau Word
une colonne = un champ, une rangée = un événement; certaines cases peuvent rester vides.
Ce format est accepté depuis été 2007, et apparemment bien apprécié par ceux qui sont à l'aise avec les tableaux en Word. C'est une variante relativement simple du format précédent.
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dans cette section >> liste des exigences | la ligne sujet | la pièce jointe | modèles de courriels
Voici ce que nous demandons pour chaque courriel de l'étape 1 envoyer :
- Écrivez à la bonne adresse. Nos adresses n'ont pas changé. >> Voir la page pour nous écrire.
- Dans la ligne sujet, mettre le nom de la compagnie et la période couverte par votre texte. >> Voir ci-dessous.
- Vous pouvez mettre une entrée en matière (Bonjour, voici nos événements pour...) et toutes remarques qui ne feraient pas partie de l'info à publier (ex. Pour le concert du 15 avril, je ne savais pas si je devais dire ...; ex. J'ai bien aimé la méthode tableau...)
- Ajoutez votre signature, c'est essentiel:
- votre nom
- votre numéro de téléphone
- le nom de la compagnie pour qui vous écrivez
- le site web de cette compagnie.
- Si vous êtes notre nouveau contact officiel pour les calendriers gratuits, veuillez l'indiquer (voir courriel-modèle #1 ci-dessous).
- >> Pour plus d'info, voir la page pour nous écrire.
- Finalement, ajoutez vos inscriptions :
- si vous utilisez un document Word, mettez-le en pièce jointe.
- nous n'acceptons en pièce jointe que les documents Word. Donc pas de .rtf, Excel ou WordPerfect.
- pour le nom de la pièce jointe, c'est semblable à la ligne sujet. >> Voir ci-dessous.
- sinon, veuillez mettre vos inscriptions en fin de courriel (voir courriel-modèle #3 ci-dessous)
- si votre signature se place automatiquement à la fin du courriel, alors OK, pas grave.
| la ligne sujet |
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| Dans la ligne Sujet, écrivez le nom de votre organisme et la période couverte. C'est tout!
Période minimale d'un mois svp. Ex. si vous n'avez qu'un seul concert à annoncer, ne mettez pas la date de l'événement, mettez le mois. On s'arrangera avec le reste.
ex. Si vous envoyez vos événements du 1er septembre au 7 octobre, conformément aux limites de notre calendrier imprimé, et vous avez des événements du 1er au 7 octobre, mettez sept 2007. On s'arrangera avec le reste.
Vous pouvez abréger le nom de la compagnie, ex. O.S. Longueuil; Soc concerts St-Glinglin; arr Pointe-Claire; UdeM fac musique. Mais n'exagérez pas, nous ne sommes pas des devins...OSL (Longueuil, Laval, Lanaudière, Lévis, Louiseville?), OSJM (Montréal, Montérégie?), SCSJ (Société de concerts de St-Joseph, St-Jean... Société canadienne des souliers jaunes?)
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| Sujet: |
Orchestre XYZ 2007-2008
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| Sujet: |
Société XYZ automne 2007
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| Sujet: |
Université XYZ déc-jan
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| Sujet: |
Conservatoire XYZ nov 2007 |
| Sujet: |
Festival XYZ été 2008
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| la pièce jointe |
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Si vous utilisez une pièce jointe (nécessairement un document Word; voir ci-dessus), veuillez lui donner un nom semblable à votre ligne sujet, mais
- avec .doc à la fin (mais c'est automatique en Word)
- sans les accents et cédilles (remplacer é, è, ê par e, ô par o, ç par c, œ par oe, etc.) pour éviter la conversion de ces caractères en codes bizarres.
ex. UniversitÙ XYZ
Nous vous suggérons de garder tous les documents Word que vous nous envoyez pendant un an.
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Orchestre XYZ 2007-2008.doc
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Societe XYZ automne 2007.doc
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Universite XYZ dec-jan.doc
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| Conservatoire XYZ nov 2007.doc |
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Festival XYZ ete 2008.doc
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| modèles de courriel |
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| modèle #1: une compagnie qui a une saison planifiée d'avance, et qui a un nouveau contact. |
modèle #2: une compagnie qui planifie sa programmation chaque mois |
modèle #3: une compagnie qui a moins de 4 événements, pas de pièce jointe. |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Orchestre XYZ" <capucine@orchXYZ.ca>
Date: 14 Jul 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Orchestre XYZ 2007-2008
Bonjour
Vous trouverez ci-joint notre programmation pour la saison 2008-2009.
<remarques à votre discrétion>
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre nouveau contact pour les calendriers gratuits:
Capucine Desboitesafleurs
Adjointe aux communications
Orchestre XYZ
514-555-1234 poste 08
Attachment: Orchestre XYZ 2007-2008.doc |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Violette Desjardins" <violette@musique.uXYZ.qc.ca>
Date: 5 Sep 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Conservatoire XYZ - octobre 2008
Bonjour
Vous trouverez ci-joint notre programmation pour octobre 2008.
<remarques à votre discrétion>
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre contact pour les calendriers gratuits:
Violette Desjardinieres
Concerts & Publicité
Université XYZ, faculté de musique
514-555-1234 poste 1234
Attachment: UXYZ-dep-musique oct 2007.doc |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Iris" <iris@domaineserveur.com>
Date: 5 Aug 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Trio XYZ - oct 2008
Bonjour
Vous trouverez ci-dessous notre programmation pour l'automne 2008.
<remarques à votre discrétion, par exemple...> Nous n'avons que 4 concerts cette année. C'est notre seul concert avant février, nous vous enverrons le reste de notre saison vers le 20 octobre, quand nous aurons finalisé notre programmation de la saison.
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre contact pour les calendriers gratuits:
Iris Desplatesbandes
Membre
Trio XYZ
514-555-1234
= = = = = = = = =
2008-9-10
19:00
Salle Artémise-Painlevé, Place des Sciences, 123 rue Principale, Montréal, QC
25$
514-555-6666
Hommage au calendrier LSM
Johann Baroque, Ludwig Classique, Joe Contemporain
Trio XYZ |
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quand l'envoyer > fréquence d'envoi, dates de tombée, frais de retard
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Principes de base :
- envoyez-nous l'info dès que vous l'avez (il n'est jamais trop tôt puisque nous avons aussi un calendrier web)
- plus le bloc d'info est gros, moins nous perdons de temps
- nous ne voulons pas recevoir d'inscription prématurée
- ne jamais envoyer la même inscription deux fois.
Par conséquent, nous recommandons ceci >>
- orchestres, ensembles, chorales, sociétés de récitals, festivals, diffuseurs
- tout organisme qui a une saison d'abonnement
- émissions de radio/tv dont la saison entière est planifiée (ex. l'opéra du samedi)
- tout organisme dont la programmation entière (ou presque) est connue
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envoyez l'info sur tous vos événements pour la saison entière (septembre-mai ou juin-août) d'un seul coup dès qu'elle est disponible.
Si votre saison est planifiée une moitié à la fois, c'est bon aussi, mais veuillez nous dire dans le même courriel quand vous allez nous envoyer l'autre moitié. Attention au numéro de décembre-janvier. |
- écoles, conservatoires, universités, maisons de la culture
- chaînes de télévision ou radio (toutes émissions regroupées)
- organismes avec des concerts sporadiques peu prévisibles
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envoyez l'info une fois par mois. Attention au numéro de décembre-janvier. |
Vous pouvez aussi nous envoyer
- l'info saison connue en début de saison (en indiquant qu'il y en aura d'autres),
- et le reste au cours de la saison au fur et à mesure qu'elle sera connue (en précisant que ce sont des ajouts et en n'y incluant pas l'info que nous avons déjà reçue et acceptée).
- Ex. les petits ensembles qui font des tournées.
Si vous optez pour une fréquence différente de celle recommandée ci-dessus, veuillez dire la raison dans chacun de vos courriels. Dans certains cas, c'est même souhaitable ou inévitable de faire autrement. Ce sera à nous de décider.
Dans tous les cas, veuillez respecter nos dates de tombée. Elles vous sont envoyées par courriel et elles sont affichées dans le guide. Si votre info est en retard, envoyez-la quand même; elle ira au moins sur le web. Il y a des frais de retard dans certains cas. Voir la page dates de tombée et frais de retard.
ensuite, attendez notre réponse
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Ça peut prendre du temps, ou ça peut être le même jour, ça dépend des circonstances (surcharge, disponibilité, roulement de personnel, etc.).
Voici ce qui se passe pendant que vous attendez notre réponse.
- Quand nous recevons votre courriel, nous vérifions le texte pour voir si nous pouvons l'utiliser.
- Il se peut qu'il comporte des erreurs ou omissions qui nous empêchent d'aller plus loin; alors nous vous enverrons un courriel avec des questions.
- Si nous pouvons utiliser votre texte, nous
- corrigerons le format et les erreurs que nos remarquons
- Avant d'être importée, votre info sera révisée par 2 personnes; si elle est publiée dans notre revue, elle sera vérifiée par une 3e personne.
- Nous pouvons vérifier certains détails, soit de mémoire à partir de nos connaissances personnelles en musique (mais nous ne sommes pas des encyclopédies vivantes), soit en comparant avec l'info que nous avons déjà dans la banque de données depuis des années (noms et adresses des lieux); mais nous ne pouvons pas, par exemple, vérifier l'exactitude des champs numériques (date, heure, téléphone, prix des billets). Nous ne faisons aucune recherche sur le web.
- l'importerons dans notre banque de données.
Notre réponse sera un courriel "Voici ce que nous avons" avec vos inscriptions telles qu'elles sont dans notre banque de données. Vous serez rendu à l'étape 2 révision.
Si vous avez des questions sur l'étape 1 envoyer, voir la page questions & réponses.
Si vous ne trouvez pas la réponse, envoyez un courriel au département des calendriers gratuits.
N'ayez pas peur que tout ne soit pas parfait. S'il y a un problème, nous communiquerons gentiment avec vous.
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