Tous les échanges au sujet des calendriers gratuits se font par courriel. Très rarement, nous allons vous appeler pour régler une question urgente; mais le département des calendriers gratuits n'a pas de numéro de téléphone, vous ne pouvez pas l'appeler.
Voici les 5 courriels que nous envoyons régulièrement, qui font partie de nos procédures habituelles.
rappels mensuels des dates de tombée
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Chaque mois, nous envoyons à nos contacts au Québec et dans la région d'Ottawa un rappel de nos dates de tombée pour le calendrier du prochain numéro de La Scena Musicale. Le sujet de ce courriel est "calendrier gratuit - <mois année>".
- Ne répondez pas à ces courriels. Si vous voulez nous envoyer des inscriptions, commencez un nouvel échange. Voir la page étape 1 envoyer.
- Vous n'avez pas besoin d'attendre de recevoir nos rappels pour nous envoyer votre info.
- Ce courriel s'adresse aux gens qui n'ont pas encore envoyé leur info pour la période en question. Si vous nous avez déjà envoyé votre info pour la période en question, veuillez ignorer notre rappel.
- Par contre, si des nouveaux événements se sont ajoutés à votre programmation depuis votre dernier envoi, ce courriel est pour vous, mais ne nous renvoyez pas l'info que nous avons déjà reçue et approuvée.
Pour les fins du calendrier, nous considérons qu'il y a deux saisons: de septembre à mai, et de juin à août (ou bien de septembre à avril, et de mai à août, selon votre exercice).
- En été, nous vous envoyons des rappels pour que vous nous envoyiez votre info saison septembre-avril ou mai
- Au printemps, nous vous envoyons des rappels pour que vous nous envoyiez votre info pour l'été.
- Ne répondez pas à ces courriels. Si vous voulez nous envoyer des inscriptions, commencez un nouvel échange. Voir la page étape 1 envoyer.
- Nous envoyons ces rappels à tous nos contacts au Canada.
- Vous n'avez pas besoin d'attendre de recevoir nos rappels pour nous envoyer votre info.
- Ces rappels visent les compagnies qui ont des saisons entièrement planifiées (surtout celles qui produisent une brochure de saison), ex. orchestres, choeurs, compagnies d'opéra, sociétés de récitals, festivals musicaux.
Voici ce que nous avons dans notre banque de données
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Après avoir importé votre info dans la banque de données des calendriers gratuits, nous vous enverrons un courriel avec le sujet "Voici ce que nous avons". Pour plus d'info sur ce courriel et comment y répondre, voir la page étape 2 réviser.
Nous vous demandons de garder ces courriels pendant un an.
Les instructions sont dans le haut de ce courriel.
Voir la page dates de tombée et frais de retard.
info contact sur votre compagnie
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Voir la section ci-dessous.
Nous vous demandons de garder ces courriels jusqu'à ce que vous en receviez un nouveau. Ça peut prendre plus qu'un an si vous ne nous envoyez aucun changement.
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Notre contact officiel est la personne dans votre organisme responsable du dossier "calendrier gratuit LSM". Elle est au courant de nos procédures. Nous ne pouvons avoir qu'un seul contact officiel par organisme. Évidemment, c'est à vous de savoir qui est notre contact chez vous, pour ne pas que deux personnes fassent le même travail, entre autres, se familiariser avec notre procédure.
Nous envoyons toujours nos courriels habituels (mentionnés dans la section précédente) à notre contact officiel, et c'est lui qui devrait y répondre (nous envoyer l'info concert bien rédigé, les corrections bien indiquées, etc.) Cependant, nous répondons toujours à la personne qui nous a écrit, même si ce n'est pas notre contact officiel. C'est à vous de vous assurer que notre contact officiel sera informé de toutes communications faites par une autre personne dans son dossier.
C'est à vous à nous informer de tout changement de contact ou de ses coordonnées (adresse courriel, téléphone, nom), pour que nous puissions toujours vous rejoindre. Ces changements ne sont pas une excuse pour envoyer l'info concert en retard.
Le contact officiel devrait tenir le dossier bien organisé, afin de pouvoir le transférer à son remplaçant éventuel. Entre autres, il devrait garder tous nos courriels. Nous ne voulons pas réinventer la roue chaque mois, donc il est souhaitable que le contact officiel sortant laisse des instructions à son remplaçant au sujet de nos procédures, dans ses propres mots, puisque lui et son remplaçant auront un point de vue, un vocabulaire et une expérience semblables.
| notre courriel "info contact sur votre compagnie" |
De temps en temps, nous vous enverrons un courriel portant le sujet "info contact sur votre compagnie". C'est pour nous aider à tenir à jour nos dossiers et assurer une bonne communication. Cette info ne sert pas seulement au calendrier, elle peut servir aussi à la comptabilité, la distribution de la revue, etc., si vous avez déjà affaire avec ces services de LSM. Vous pouvez aussi nous demander qu'on vous envoie ce courriel si vous pensez qu'il y a une erreur dans nos dossiers.
Habituellement il ne concerne qu'une seule compagnie et les personnes qui y travaillent, mais de temps en temps, nous envoyons des courriels concernant une seule personne qui travaille pour différentes compagnies (comme des relationnistes), ou des compagnies avec des similitudes quelconques que nous essayons de bien distinguer. Dans ce cas, les personnes sont regroupées par compagnie.
Les adresses courriel: Il est souvent utile d'avoir dans nos dossiers une adresse courriel générale ou départementale permanente (ex. publicite@compagnie.com, info@organisme.org), donc qui n'est pas faite à partir du nom d'une personne, afin de toujours pouvoir rejoindre votre compagnie si vous quittez votre poste. Au moins comme adresse secondaire.
Les adresses postales ne sont nécessaires que lorsque nous avons quelque chose à vous envoyer (ex. les abonnés de la revue, les points de distribution de la revue, un état de compte, un chèque).
Les motifs: bulletin courriel, calendrier, publicité, abonnement à la revue, distribution, fournisseur, nos différents guides (enseignement supérieur, ventes d'instruments, camps d'été, etc.), etc. Il ne serait pas logique d'ajouter une personne sans mettre le motif. Nous ne cherchons pas à savoir tout le monde qui travaille chez vous, seulement ceux qui ont affaire avec nous pour des raisons claires. Si une personne se retrouve sans motif dans la liste, c'est parce qu'on nous a demandé d'enlever son motif, et c'est correct.
Statut: courant, parti, absence temporaire. Parti veut dire elle ne travaille plus chez vous.
Nous ne publierons aucune info contact sauf le site web des compagnies musicales.
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instructions
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réponse modèle
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DANS TOUS LES CAS
- NE RIEN EFFACER !!! rien, rien, rien
- veuillez insérer vos révisions entre les lignes de notre texte
- en utilisant la touche "return" ou "retour"
- en-dessous (et non au-dessus) du champ erronné
- commencer chaque correction par 3 astérisques ***
- voir les exemples en rouge ci-dessous; le rouge n'est pas nécessaire, mais ça ne nuit pas.
- ne pas ajouter des champs (ex. il n'y a pas de courriel pour la compagnie, il n'y a pas de site web pour les personnes)
1- AJOUT, RETRAIT OU MODIFICATION D'UN RENSEIGNEMENT
- voir les exemples à droite
- le champ nom de la personne peut être corrigé pour des fautes d'orthographe (ou des divorces...), mais pas pour remplacer une personne par une autre.
- Pour "remplacer" une personne par un autre, vous devez indiquer le retrait de l'une et l'ajout de l'autre.
2- RETRAIT D'UNE PERSONNE
- très simple: écrire "parti" dans statut, comme dans l'exemple ci-contre
- nous n'enlevons jamais une personne de notre banque de données, mais nous la notons "partie", c'est pourquoi elle peut se retrouver dans un futur courriel d'info contact mais elle aura la mention "partie".
3- AJOUT D'UNE PERSONNE
- ajoutez l'info à la fin de la liste
- statut = actif
- motif ne peut pas être "aucun" ou "à déterminer"; il faut en choisir un dans la liste ci-dessus.
4- LE CONTACT OFFICIEL POUR LE CALENDRIER
- Détails requis:
- nom
- adresse courriel
- numéro de téléphone pour régler des questions urgentes
- une adresse postale pour la facturation en cas de retard
- statut = "courant".
- Si vous indiquez que la personne contact pour le calendrier est partie, vous devriez indiquer son remplaçant à même cette liste, soit en ajoutant un nouveau contact avec le motif calendrier, soit en ajoutant le motif calendrier dans l'info d'une autre personne (exemple ci-contre).
- Pour plus d'info sur ses responsabilités, voir la section ci-dessus.
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Bonjour
Voici l'info contact que nous avons dans nos dossiers pour Ensemble XYZ. Nous avons indiqué les champs suivants:
- COMPAGNIE: nom, adresse, tél, fax, site web
- CONTACT: nom, statut (courant, parti, absence temporaire), adresse, tél, fax, courriel (principal, secondaire), motif du contact (ce qui correspond à nos départements).
Veuillez vérifier cette info et noter vos révisions en utilisant la notation expliquée dans le guide web.
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COMPAGNIE nom: Ensemble XYZ
adresse: 123, rue Centrale, Montréal, QC, Canada, H1H 1H1
téléphone: 514-555-1234
*** 514-555-4321
fax: 514-555-4321
*** 514-555-4444
site web: http://www.ensemblexyz.com
CONTACT nom: Gaétan Tanguay
statut: courant
*** parti
adresse: 123, rue Centrale, Montréal, QC, H1H 1H1
téléphone: 514-555-1234
fax: 514-555-4321
courriel: gaetan@ensembleXYZ.com
motif: calendrier, annonceur, bulletin courriel
CONTACT nom: Joe Lamine-Basse
*** Joe Labine-Masse
statut: courant
adresse: 123, rue Centrale, Montréal, QC, H1H 1H1
téléphone: 514-555-1234
fax: 514-555-4321
courriel: jlb@ensembleXYZ.com
*** jlm@ensembleXYZ.com
motif: calendrier, annonceur, bulletin courriel
*** enlever calendrier
CONTACT nom: Josée Labine-Tremblay
*** Josée Labine
statut: courant
adresse: 555 St-Arsène-Lupien, Montréal, QC
téléphone: 514-555-1234
fax: 514-555-4321
courriel: info@ensembleXYZ, jlabine@ensembleXYZ
motif: bulletin courriel
*** svp ajouter: calendrier
*** nouveau contact:
nom: Médéric Chiasson
téléphone: 514-555-1234
courriel: info@ensembleXYZ, chiasson@ensembleXYZ
motif: bulletin courriel
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